透過筆記將思考、時間和對象化為一種助力

各位平時是否注意到記筆記的目的是什麼嗎?

就如本書所要傳達的訊息,麥肯錫流派筆記術的一個重大目的就是解決問題。若再將解決問題的筆記術加以細分,就可以導出記筆記的三個目的

第一個目的是將思緒索引化整理自己的思緒)」;第二個目的是與某人共享資訊或想法;而第三個目的則是做為建立輸出資訊的基礎

而重要的關鍵就是根據每個不同的目的,使用筆記本提高達成目的=筆記思考的質量,導出結果。

 

目的1 將思緒索引化

我們腦海中的思緒在未經過整理的情況下,是幾近於混沌的狀態。任何一個資訊或思考都是和各種體驗或感情,而與周邊資訊有組織地結合在一起,但未必都是呈現條理分明的狀態。

舉例來說,我們經常會遇到這樣的狀況:最近想到了很好的點子。雖然記得想出點子時的情況,卻偏偏想不起最重要的點子是什麼!

此時,不要只用腦袋思考,試著翻開筆記本書寫,於是筆和筆記本就會成為思考的時光機器,將片斷的思緒整合起來,透過時間回溯,幫我們找回先前的創意,這種情況也不在少數。

此時需要進行的是動手將自己腦海中的思緒寫在筆記本上,索引化成眼睛可以看到的具體形式。

我想,不管是透過現場聆聽或會議寫下的記錄或記憶,就時間軸或理論上來說,多半都是處於凌亂破碎的狀態。要把這些狀態整合於筆記本中時,務必要明確地索引化。

索引相當於百科事典或使用說明書等的重點目錄,如果以我們生活中的貼身事物來比喻的話,請試著將其想像成把電子信箱裡的收信匣分成工作個人訊息作業中作業完成的資料夾來看待。

電子信箱也一樣,在各種資訊混雜在一起的狀態下,要導出想找到的資訊、思考所需要的資訊等就很辛苦了。所以在使用筆記本整理時,標上時間場所事實意見等索引,不但容易處理,同時也可以確認有無漏失或重覆的部分。

首先不妨利用在第二章中介紹的Where所在)」Why原因)」「How對策)」結論假設或議題)」現狀的事實、根據解釋、意義等的框架來把自己腦海中的思緒索引化。

這種在筆記本上進行的思考和在腦海中進行的思考之間的來回活動,會將片斷的思考或記憶串連在一起,幫我們找回重要的創意或思緒。

 

目的2 與某人共享資訊或想法

和某人共享用來解決問題的資訊時,什麼事情是必要的?

舉例來說,以下有一則筆記本的備忘內容。

 

主題關於讓會議變得更活潑更有效率

‧會議時間冗長

‧製作會議的資料成為負擔

‧會議內容很無趣,形成時間的浪費

‧會議室裡無法連接公司內部的網路

 

筆記本的備忘內容寫了這些事,但若原封不動地把這個內容拿去與某人共享的話,可能會被質疑到底想說什麼?

在麥肯錫,丟出So What? 所以呢?)」Why So?原因何在?)」這種具批判性的問題接近本質的深度疑問已經是一種習慣了。

在與某人共享筆記本的備忘時也一樣。

如果把還未經過構造化的文字資訊原封不動地交給對方的話,對方可能要花費更多能量去解讀內容。

此時就需要進行思考的區分。這並非難事,就是把寫在筆記本裡的內容按照事實意見來區分。

 

 事 實   製作會議的資料成為負擔會議室裡無法連接公司內部的網路

 意 見   會議時間冗長會議內容很無趣,形成時間的浪費

 

如果此時把會議內容很無趣,形成時間的浪費這個意見當成事實來看待的話,或許討論作業就會朝縮短或取消會議時間的方向進行。

可是,那是某人的主觀感想或意見,並非事實。也就是說,此時並不存在與讓會議更活潑更有效率這個問題解決方式相關的本質上的議題。

此時,若把注意力轉向事實,就會發現問題在於會議時間花費在確認大量資料,以及無法與公司內部的網路連線。如果會議室裡也可以使用公司內部網路的話,每次需要用到資料時,或許就可以連線、透過投影機來觀看內容。

如此一來,製作資料的負擔也會減輕,會議的內容也會比較有創意,或許也可以讓時間冗長無趣的意見產生變化。

 

目的3 做為建立輸出資訊的基礎

用來解決問題的筆記術,其目的不是為了記筆記,而是為了提出解決問題的方案,導出具體化的資訊輸出。

此外,所謂的資訊輸出並不是整合成資料就算結束。如果沒辦法根據輸出的資訊採取行動解決問題的話,那就沒有意義可言了。

舉例來說,以營業的效率化為目標這個結論並沒有錯,但是如果看不到從明天開始該怎麼做才好這樣做真的會有成果嗎?的行動和根據的話,那就只是一個口號而已了。

在使用筆記本整理思緒、深化思路之後,就要將只要這樣做,就可以產生好結果的行動和可看出根據的內容寫在筆記本上,這是很重要的。

 

此外,製作資訊輸出的基礎──筆記思考最重要的不是以自己想說的事為主體,而是要以對方可以接受的事為主體來進行思考。

也就是說,要用感染的觀點,而不是傳達的觀點來思考事情。

一般的簡報等資訊輸出內容也常會讓人覺得這是完全只想到自己該如何說服他人的想法。這種簡報的內容沒有符合一張圖表、一則訊息的原則,結果多半都成了難以掌握想傳達的訊息的複雜資訊。

在製作輸出資訊之前的階段就要隨時記得:什麼要素的概要可以讓對方接受?再具體地寫在筆記本上。

事實上,一個簡報是否成功,在這個時候就已經底定了。

 

想要製作出能說服對方的輸出資訊,就必須製造從對方的觀點看來是主張明確易懂對主張有興趣主張沒有偏離目標的狀態。

所以,麥肯錫時期的同事都是使用PTI的觀點來整合輸出資訊。

所謂的Pperson想傳達的對象)」Ttiming傳達的時間點)」則是interest對方的興趣關心重點)」,要隨時意識到這三大要素來整合輸出的資訊。

在什麼樣的時間點傳達什麼資訊給誰是最好的呢?如果能從一開始就隨時思考這個重點,調整解決問題的情節結構來製作輸出資訊的話,就可以避免在做了簡報之後遭受明明不該有這樣的反應的失敗。

-節錄自《麥肯錫的筆記術》

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